SEKOLAH VOKASI UNDIP TELAH MENERAPKAN SISTEM E-OFFICE

ft-siraniSemarang – SV.news. Mulai 1 Februari 2017 Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro telah menerapkan sistem e-office. Sistem ini memungkinan semua pejabat terkait memberikan disposisi surat secara online dimanapun mereka berada. Demikian menurut Prof. Budiyono Dekan Sekolah Vokasi ketika ditemui di ruang kerjanya. Masih menurut Budiyono, setelah Undip menjadi PTN-BH, semua pihak dituntut kerja cerdas, kerja cermat, dan kerja cepat sehingga dengan sistem ini surat menyurat bisa segera di eksekusi hanya dalam hitungan menit.  Berbeda dengan sistem konvensional, disposisi surat memerlukan kehadiran pejabat di meja kerjanya sehingga sering memerlukan eksekusi dalam beberapa hari terlebih bila pejabat terkait sedang tugas luar kota.  Di samping itu, sistem e-office ini diterapkan dalam rangka mewujudkan tata kelola yang baik di Sekolah Vokasi melalui penerapan teknologi informasi secara maksimal.

Menurut Dr. Agus Purwanto, Wakil Dekan Bidang Sumberdaya, e-office juga merupakan penjabaran dari sistem paperless administration yang telah dicanangkan bersama di Sekolah Vokasi Undip. Sekarang ini, semua warga dunia juga harus melindungi masa depan bumi. Di samping itu, keunggulan lain sistem ini adalah dalam pengelolaan data-based surat masuk dan keluar, semua terekam dengan baik. Kepala Bagian Tata Usaha Srianto, SH ketika dihubungi menjelaskan bahwa cara kerja sistem ini sangat simpel. Petugas arsip men-scan surat masuk kemudian di-upload ke aplikasi sistem informasi yang tersedia. Selanjutnya pejabat terkait, Dekan sampai dengan Kabag dan Kasubag dapat membuka sistem secara online dan dapat memberikan disposisi sesuai keperluan sehingga satu surat masuk hanya dalam beberapa menit bisa dieksekusi lebih lanjut misalnya dibuatkan surat balasan. Siapa yang membuat sistem ini? Ketua Tim Pengembangan IT Sekolah Vokasi Arkhan Subari, S.T., M.Kom. menjelaskan sistem ini kalau membeli di luaran sangat mahal tapi ini cukup dikembangkan sendiri oleh warga Sekolah Vokasi Undip sebagai bentuk pengabdian menyambut Undip menjadi PTN-BH. (bdy)

Blog Attachment